オンラインアシスタント・BPOサービス業者の選び方

オンラインアシスタント・BPOサービス業者選定のポイント
1. ホスピタリティの高い企業文化
2. チーム体制でのサポート
3. 対応業務範囲の広さ
4. ITリテラシーの高さ
5. 料金設定

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オンラインアシスタント・BPOサービス業者の選び方

企業にとってオンラインアシスタントは、自社従業員以上に長い付き合いとなることもあり、事業運営の一端を担う大事なパートナーです。

よい外注先と長く安定した取引を続けられることは企業が不要なストレスを抱えることなく、健全な状態でコア業務に集中し、業績向上に集中できる体制を維持できることを意味します。

今回は、最適な二人三脚を続けられるBPOパートナーを選定するためのポイントをご紹介いたします。

オンラインアシスタント・BPOサービス業者選定のポイント

1. ホスピタリティの高い企業文化

オンラインアシスタント・BPOサービス業者を選ぶ際のポイントとして、一番重要なことは企業文化としてのホスピタリティの高さです。

インターネット越しのリモートワークであっても、企業文化はスタッフひとりひとりに反映されるもので、「ホスピタリティ」とは心のこもったおもてなし､また思慮深さという意味です。ホスピタリティが高い、イコール、相手のニーズを察する力､想像する力を持ち、クライアント企業の一員として、その顧客や取引先へもリスペクトとホスピタリティの高い対応を行ってくれるものです。また、そういった文化の会社はスタッフの満足度も高く、定着率も高いため、高品質で安定したサービスを期待できます。

2. チーム体制でのサポート

オンラインアシスタント・BPOサービス業者を選ぶ際、チームでサポートをしてくれるかということも重要なポイントです。

業務依頼量や内容にもよりますが、クライアント側が各スタッフの管理をしたり、人材の入れ替わりがあった際に都度トレーニングを行ったり、といった必要性が発生しては、業務委託をしている意味がありません。

クライアント企業担当のディレクターや管理者を置き、各部門担当のスタッフがそれぞれのタスクを担当するといったチームでの管理体制が確立されている業者の場合、企業担当ディレクターが滞りなく円滑に業務が遂行されるよう一元管理を行います。

効率的、かつ継続的に安定したサービスを享受するためにはチーム体制でサポートしてくれる業者を選択しましょう。

3. リソース・対応業務範囲が十分か

オンラインアシスタントの活用を開始すると、当初の想定以上に依頼業務が増えることがあります。

例えば、初めは簡単な入力作業だけのためにオンラインアシスタントを導入したが、使い勝手の良さに、総務も経理もWebメンテナンスも・・・、といったようにより広範囲の業務の依頼へと発展するケースは多いものです。

最初はライトなタスクをお試しで依頼してみる場合も、将来的に依頼業務範囲を拡大する可能性を踏まえ、例えば、英語を使うバイリンガル業務を依頼したい場合、単に留学経験がある人材なのか、または国際ビジネス慣習に精通した人材がいるか、経理を依頼したい場合、現在使用しているアプリケーションに対応できる人材がいるかなど、サービス業者のリソースを確認することは大事なポイントです。

事業拡大の際はもちろん。既存の従業員や派遣社員の退職を機に追加業務の外注を検討されるケースも多く、新たに別の業者を探すよりも、既に自社のことを知っている業者に依頼範囲を拡大する方がより合理的です。

導入前に業者のリソースを確認し、広範囲な対応可能業務領域をもつ業者を選んでおくことは後に大きな助けとなります。

4. ITリテラシーの高さ

これはわざわざ言及するまでもありませんが、オンラインアシスタントはリモートにより業務をサポートするため、最新のビジネスアプリケーション、クラウドツール、チャット・メッセンジャーツール、タスクマネジメントツールなど日常的に使用して業務を遂行します。

これは自社社員でも当然必要なスキルですが、企業独自のアプリケーションやシステムを利用しているケースでもすぐに適応できる学習能力が求められます。オンラインアシスタントには､どのようなITツールにも対応ができ、円滑なコミュニケーションで業務を遂行できるITリテラシーが高さが求められます。

また、経理・会計業務をとっても、企業によって使用しているソフトウェア・アプリケーションは多岐に渡ります。オンラインアシスタント（BPO）サービス業者が対応可能なソフトやアプリケーションに偏りがないか、確認しましょう。

5. 料金体系・プラン・契約期間

業者選定の際に一番の決め手となるのが価格でしょう。フリーランサーと直接契約ではなく、法人に業務委託をする場合、そのサービスの料金は、人件費をベースに、採用コスト、トレーニングコスト、人事管理コスト、業務管理コスト、営業経費等、様々な要素をもとに設定されています。

コストは最小限に、というのは経営の鉄則ではありますが、どのものやサービスにもその質に応じた適正価格があります。極端に低価格のものは何かが欠けていたり（人材の質が不十分、チームでの管理体制が取られていない、欠員が出ても引き継ぎがおざなり、など）、逆に極端に高価格な場合は運営体制が最適でない（適材適所でない＝タスクに対して資格過剰、非合理的な体制でコストがかかり過ぎている、広告費がかかり過ぎている）、などの背景が考えられます。

また、契約期間などの条件もニーズに合っているか、も重要なポイントです。初めての導入時は最初から長期契約はリスクが伴うものです。トライアルやまずは短期間だけ利用してみることが可能か、なども確認しましょう。

以上、代表的なポイントをあげましたが、やはり長期的に成功する業者選びにおいて重要なことは､ホスピタリティマネジメントを大事にし、人材・業務管理をしっかりとしている業者を選ぶということです。

しっかりと御社の状況を汲み、クライアントの立場にたった提案をしてくれる業者かどうかを見極め、厳選した業者選びを行いましょう。